Elsabe Richard het met Lenske Höll, hoof van Eksterne Oudit by RAiN Geoktrooieerde Rekenmeesters, gepraat oor die verskil tussen besig wees en produktief, en die verskil tussen tradisionele tydsbestuur teenoor geoutomatiseerde of elektroniese tydsbestuur. Luister hier:

In die draaikolk van spertye, vergaderings en verslae wat dikwels dié tyd soos ’n donderwolk oor mens se kop hang, kan mens vinnig deurdrenk voel ondanks jou beste pogings om jou kalender effektief te koördineer. Onvoorsiene gebeure (hallo, nóg ’n vergadering) kan ook jou noukeurig geskeduleerde dag netso ontwrig.

En voor jy kan sê “finansiële rekords”, is jou koffie lankal koud en nog ’n kosbare uur is in rekordtyd verby…

Dis tyd om tyd in jou guns te laat tel

#RAiNMakers plaas ‘n hoë premie op proaktiewe tydsbestuur, veral wanneer 'n besige seisoen aanbreek. Lenske Höll, Hoof van Eksterne Oudit by RAiN Geoktrooieerde Rekenmeesters, beklemtoon die waarde van anders dink oor tydsbestuur in besige tye en hoe ’n beter denkwyse jou kan aanspoor om meer produktief, doeltreffend en uiteindelik suksesvol in jou werk te wees. Hierdie artikel fokus op hoe om anders te dink oor tydsbestuur in só 'n seisoen.

’n Besige tyd is ’n groei geleentheid

As hoof van ’n groot afdeling binne RAiN Geoktrooieerde Rekenmeesters meen Höll dat mens moet besef ’n besige tyd nie ‘n las is nie, maar eerder ‘n geleentheid is om hierdie tyd anders te benader. Haar benadering is strategies en eenvoudig:

Bly jy besig of bou jy ’n buffer

Kroniese papier-sorteerder, of haastige hamster wat verwoed die wiel bly draai…

Ons kan almal in ’n mate hiermee assosieer, of het ten minste al een of twee keer in die strik van besig bly getrap.

Om heeltyd besig te wees met verskillende take of aktiwiteite, beteken nie noodwendig dat jy vordering maak in jou werk of dat jy jou tyd effektief bestuur nie. Inteendeel, 'n persoon wat werklik produktief is, is iemand wat gefokus is. Dit beteken dat jy een ding op 'n slag doen, dit goed doen en dit dan klaarmaak.

Höll verstaan hierdie onderskeid. Om besig te wees kan maklik tot uitbranding lei, maar produktiwiteit lei tot vervulling wanneer jy jou doelwitte bereik het. As jy net besig is, trap jy ook soms in die oneffektiewe strik van ‘multi-tasking’, wat 'n beduidende negatiewe invloed op jou werksgehalte én stres-vlakke kan hê.

“By RAiN moedig ons mense aan om hul projekte en take behoorlik te beplan en te bestuur. . Behoorlike beplanning van verskillende projekte, met verskillende spanne en tydlyne, is krities, saam met gereelde opvolg en kommunikasie tussen spanlede en bestuurders om seker te maak die plan word uitgevoer.”

Slegs 10 tot 12 minute van effektiewe beplanning kan jou bykans twee ure spaar! Hier is nog ’n paar interessante (dalk ongerieflike) statistieke wat jou anders kan laat dink oor hoe jy tans jou tyd bestuur.

Verhoog jou potensiële winsmarge (in tyd-terme) deur van die begin af slimmer te begroot en nou tyd in take te investeer wat jou in die toekoms kan beloon. Só bou jy ’n beter buffer wat ruim voorsiening maak om onvoorsiene situasies te hanteer sonder dat jou hele werklas ontspoor, en in die proses kan jy tyd spaar (of selfs wen!) met die lang lys van take wat op jou wag.

Dit gaan alles oor jou uitkyk op tyd. Dink oor hoe die take wat jy nou moet uitvoer jou gaan help of hinder in die toekoms.

Kry 'n sisteem wat werk

In hierdie bedryf – soos in meeste ander - is tyd altyd ’n faktor.

Wanneer die sperdatum dreig om daai asem-klep toe te druk en die syfers voor mens se oë op die skerm begin swem, is daar ook net soveel tyd om nuwe stelsels vir tydsbestuur aan te leer. Hoewel, in ’n span-omgewing, kan tydsbestuur vinnig ’n tameletjie raak as daar nie ’n stelsel is wat almal op dieselfde bladsy hou nie.

As hoof van Eksterne Oudit, het Höll ‘n hele paar mense wat aan haar rapporteer. RAiN heg groot waarde aan individualiteit en skep ruimte vir elke persoon om eienaarskap van sy of haar  stelsel te neem, of dit nou ’n boek is om daaglikse lysies op datum te hou (‘colour-coding’ helder enige oudit op!) of die nuutste, vars-afgelaaide toepassing op die mark.

Omdat RAiN egter in groot spanne werk in verskillende kantore oor die land, word spanlede aangemoedig om ’n geoutomatiseerde (elektroniese) program genaamd Karbon te gebruik vir die finale rondte van beplanning. Höll meen dat dit ’n uiters effektiewe manier is waarvolgens mens ‘n dag kan beplan, met ‘? direkte skakel met e-posse. Spesifieke take word aan kollegas toegeken en terselfdertyd word dit direk verbind aan projekte waaraan mens werk.

Meer tradisioneel of nuwerwets - BESTUUR JOU TYD VOORDAT DIT JOU BESTUUR. 

Tye verander - beplan daarvoor

RAiN is ’n plek waar die sambrele en reënjasse reeds regstaan vir al die veranderende tye (en storms) in die bedryf.

Dit is ‘n omgewing waar dinge gereeld verander en innoverende denkwyses floreer. Juis daarom skep RAiN ’n organisatoriese kultuur waar almal verstaan dat verandering nie noodwendig ‘n krisis is nie - dit is hoe mens daarop reageer wat dit ’n sukses of mislukking sal maak. Höll is van mening dat só ’n denkwyse hulle span voorberei op enige tipe verandering, selfs wanneer dit onverwags of onbepland is gedurende die besige seisoen.

“In ons span, fokus ons daarop om die probleem wat kop uitsteek onmiddellik op te los. Wanneer mens die spreekwoordelike klein jakkalsies trompop loop en nie onder die mat vee nie, is jy reeds aan die wen-kant.”

Neem die tyd om van die begin af te beplan en 'n buffer te skep om die onverwagse te hanteer, sodat jy jou werk met vertroue en proaktiwiteit kan benader.

Om tyd te maak, maak die verskil tussen 'n stresvolle, oorweldigende ervaring en 'n effektiewe, produktiewe een.

En net vir ingeval jou koffie nog nie klaar is nie, kyk gerus dié kort TED-Ed praatjie met ’n ander blik op tydsbestuur. 

In storms of stiller tye is tydsbestuur jou beste vriend of vyand - dis hoe jy kies om daaroor te dink.